Phó Tổng Chủ nhiệm kiêm Trưởng Ban Kế hoạch – Dự án Nhóm từ thiện Fly To Sky

2.1Hoạch định và phát triển chương trình, dự án

Nghiên cứu nhu cầu cộng đồng, bối cảnh địa phương và các vấn đề xã hội; chủ động đề xuất ý tưởng, mục tiêu, phương án, mô hình hoạt động và sáng kiến có khả năng tạo tác động tích cực.

Chủ trì xây dựng định hướng, kế hoạch hoạt động năm/quý/tháng và kế hoạch dự án thuộc phạm vi phụ trách; đề xuất thứ tự ưu tiên, lộ trình phát triển và nhu cầu nguồn lực.

Trực tiếp phát triển, mở rộng, cải tiến và duy trì hiệu quả những chương trình, dự án đang triển khai; đánh giá khả năng nhân rộng hoặc điều chỉnh theo nhu cầu thực tiễn.

Tiếp nhận, cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các dự án, nhiệm vụ được Công ty và Tổng Chủ nhiệm giao; bảo đảm phối hợp đồng bộ với định hướng chung của hệ thống.

2.2Lập kế hoạch, ngân sách và quản trị dự án

Xây dựng đề án, kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết: mục tiêu, đối tượng thụ hưởng, nội dung, tiến độ, đầu ra, nhân sự, ngân sách, nguồn lực, truyền thông và phương án quản trị rủi ro.

Lập dự toán, danh mục vật tư, kế hoạch mua sắm, hậu cần, vận chuyển và huy động nguồn lực; phối hợp với bộ phận tài chính, đối ngoại và các đơn vị liên quan để thực hiện theo quy trình.

Xác định mốc công việc, giao nhiệm vụ, theo dõi các chỉ số tiến độ và chất lượng; chủ động cảnh báo rủi ro, đề xuất điều chỉnh khi có phát sinh.

Giám sát sử dụng kinh phí, vật tư và nguồn lực đúng mục đích, tiết kiệm, minh bạch; bảo đảm các khoản chi và thay đổi ngân sách được phê duyệt theo thẩm quyền.

2.3Trực tiếp triển khai, điều phối và tổ chức sự kiện

Trực tiếp chủ trì hoặc tham gia tổ chức triển khai dự án, chương trình cộng đồng, chiến dịch, ngày hội, hoạt động thực địa, lễ khởi động, lễ khánh thành, lễ bàn giao và những sự kiện khác theo phân công.

Xây dựng kịch bản, lịch trình, sơ đồ vận hành, phương án đón tiếp, phân luồng, hậu cần, trang thiết bị, nhân sự, an toàn và ứng phó sự cố phù hợp với quy mô sự kiện.

Phân công và điều phối các bộ phận liên quan trước, trong và sau chương trình; theo sát hiện trường, xử lý tình huống phát sinh và bảo đảm trải nghiệm của người tham gia, đối tác và đối tượng thụ hưởng.

Chủ trì họp triển khai, họp điều phối, họp rút kinh nghiệm; tổng kết, bàn giao hồ sơ, hình ảnh, biên bản và các đầu việc còn tồn đọng sau sự kiện.

2.4Quản lý Ban Kế hoạch – Dự án và phối hợp các Chi nhánh

Điều hành hoạt động của Ban Kế hoạch – Dự án ở cấp Tổng: xây dựng kế hoạch công tác, phân bổ nhiệm vụ, kiểm tra tiến độ, hướng dẫn nghiệp vụ và đánh giá kết quả thực hiện.

Hướng dẫn, điều phối và giám sát về chuyên môn đối với các bộ phận, đầu mối kế hoạch – dự án và các bộ phận liên quan tại Chi nhánh trong phạm vi nhiệm vụ, phân cấp hoặc ủy quyền.

Phối hợp chặt chẽ với Ban Chủ nhiệm Chi nhánh và các Ban chức năng để thống nhất kế hoạch, nhân lực, tiến độ, quy trình thực hiện và phương án xử lý vướng mắc; không thay thế thẩm quyền quản lý hành chính của Chi nhánh khi chưa được giao.

Xây dựng, chuẩn hóa và cải tiến quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn triển khai và tài liệu quản lý dự án dùng chung trong hệ thống.

2.5Tuyển chọn, quản lý và điều phối nhân sự – tình nguyện viên

Chủ động xác định nhu cầu nhân sự theo dự án, sự kiện và kế hoạch của Ban; đề xuất cơ cấu, vị trí, tiêu chí lựa chọn và kế hoạch tuyển chọn phục vụ hoạt động do mình phụ trách.

Trực tiếp tham gia truyền thông tuyển chọn, tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên; phối hợp với Ban Tổ chức – Hành chính và đơn vị liên quan để trình phê duyệt, tiếp nhận, bố trí nhân sự theo quy định.

Quản lý, phân công, hướng dẫn, hỗ trợ và điều phối tình nguyện viên dài hạn, ngắn hạn, cộng tác viên và các nhóm tham gia dự án/sự kiện thuộc phạm vi phụ trách.

Tổ chức phổ biến nhiệm vụ, nội quy, yêu cầu an toàn và quy trình làm việc; theo dõi mức độ tham gia, chất lượng thực hiện, ghi nhận đóng góp, phản hồi và đề xuất khen thưởng hoặc điều chỉnh nhân sự.

Bảo đảm việc sử dụng và điều phối nhân lực hợp lý, tôn trọng quyền lợi của tình nguyện viên, chú trọng năng lực, sự phù hợp và môi trường tham gia an toàn, tích cực.

2.6Phối hợp đối tác, huy động nguồn lực và truyền thông dự án

Phối hợp khảo sát, trao đổi với nhà trường, địa phương, đơn vị thụ hưởng, đối tác, nhà tài trợ và các bên liên quan để xác định nhu cầu, thống nhất phương án triển khai và điều kiện bàn giao.

Phối hợp với bộ phận đối ngoại, truyền thông, tài chính và hậu cần xây dựng hồ sơ đề xuất, dự toán, nội dung giới thiệu dự án, nhu cầu tài trợ và kế hoạch tổ chức.

Bảo đảm thông tin cung cấp cho đối tác, cộng đồng và bộ phận truyền thông chính xác, nhất quán; các cam kết hợp tác và văn bản có giá trị pháp lý được chuyển cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt, ký kết.

2.7Báo cáo, đánh giá tác động và cải tiến

Theo dõi chất lượng, hiệu quả, đầu ra và kết quả của từng dự án; tổ chức khảo sát, thu thập minh chứng, số liệu và phản hồi từ đối tượng thụ hưởng, tình nguyện viên, đối tác.

Lập báo cáo tiến độ, báo cáo định kỳ, báo cáo tổng kết chương trình/sự kiện và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Tổng Chủ nhiệm hoặc Công ty.

Đánh giá việc thực hiện mục tiêu, tiến độ, ngân sách, rủi ro và tác động cộng đồng; rút kinh nghiệm, đề xuất cải tiến mô hình và kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.

Quản lý, lưu trữ hồ sơ dự án, quyết định, kế hoạch, dự toán, biên bản, danh sách nhân sự, minh chứng và tài liệu bàn giao theo quy định của tổ chức.

Đề xuất sáng kiến, dự án mới, phương án phát triển dự án hiện hữu và kế hoạch tổ chức sự kiện; kiến nghị huy động nhân sự, vật tư, kinh phí hoặc thay đổi phương án triển khai.

Chủ trì cuộc họp chuyên môn; giao việc, điều phối, kiểm tra và đánh giá kết quả của Ban Kế hoạch – Dự án cùng các nhóm nhân sự tham gia hoạt động thuộc phạm vi được phân công.

Tham gia tuyển chọn, bố trí, đào tạo và đề xuất ghi nhận, khen thưởng, điều chỉnh hoặc thay thế nhân sự tham gia dự án theo quy trình hiện hành.

Yêu cầu các đầu mối liên quan cung cấp kế hoạch, báo cáo, dữ liệu và phối hợp cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ; báo cáo, kiến nghị xử lý các vấn đề vượt thẩm quyền.

Không tự ý quyết định chi vượt dự toán, tuyển bổ nhiệm chính thức, ký cam kết/hợp đồng với bên ngoài hoặc nhân danh tổ chức thực hiện những hoạt động ngoài phạm vi được phân quyền, ủy quyền.

4.1Yêu cầu cốt lõi

Có tinh thần tự nguyện, trách nhiệm, liêm chính; đồng thuận với sứ mệnh, giá trị và định hướng hoạt động vì cộng đồng của Fly To Sky.

Có tư duy hoạch định, lập kế hoạch và tổ chức công việc; chủ động nhận diện vấn đề, đề xuất giải pháp và theo sát tiến độ đến khi hoàn thành.

Có khả năng điều phối đa đầu mối, quản lý nhóm, giao việc, phối hợp với Chi nhánh, tình nguyện viên, đối tác và các bộ phận liên quan.

Có kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, xử lý tình huống, tổng hợp thông tin, xây dựng dự toán và báo cáo công việc rõ ràng.

Sử dụng tốt Google Workspace hoặc Microsoft Office và các công cụ quản lý nhiệm vụ, lưu trữ tài liệu trực tuyến.

Có thời gian tham gia ổn định theo kế hoạch đã thống nhất; sẵn sàng di chuyển, tham gia hoạt động thực địa, sự kiện vào thời điểm cần thiết.

4.2Yếu tố ưu tiên

Đã từng điều phối nhóm, dự án cộng đồng, hoạt động tình nguyện, sự kiện, chương trình CSR hoặc công việc quản lý vận hành có tính chất tương tự.

Có kinh nghiệm tuyển chọn, hướng dẫn và quản lý tình nguyện viên; quản trị ngân sách, hậu cần hoặc triển khai công việc tại nhiều địa bàn.

Đang sinh sống, học tập hoặc làm việc tại TP. Hồ Chí Minh; có khả năng đi thực địa tại các tỉnh miền Trung và miền Nam.

6.1Cơ hội phát triển năng lực và mở rộng kết nối

Được tham gia xây dựng định hướng, đóng góp ý kiến quản lý và chủ động đề xuất, phát triển các sáng kiến, chương trình, dự án cộng đồng trong phạm vi được giao và phê duyệt.

Có cơ hội trực tiếp dẫn dắt đội ngũ, quản lý dự án, tổ chức sự kiện và phối hợp liên Ban, liên Chi nhánh; tích lũy kinh nghiệm thực tiễn trong quản trị và phát triển tổ chức.

Được tạo điều kiện tham gia hướng dẫn, đào tạo, tập huấn hoặc chia sẻ chuyên môn phù hợp với nhu cầu công việc và kế hoạch của tổ chức; phát triển kỹ năng lãnh đạo, quản lý dự án, điều phối nhân sự và đánh giá tác động.

Có cơ hội kết nối, học hỏi, phối hợp với tình nguyện viên, chuyên gia, doanh nghiệp, trường học, cơ quan và các đối tác đồng hành trong các chương trình của Fly To Sky.

6.2Ghi nhận đóng góp và hỗ trợ hoạt động

Được ghi nhận, đánh giá kết quả cống hiến; được xem xét xác nhận quá trình tham gia, cấp giấy chứng nhận hoặc đề xuất khen thưởng, giới thiệu các hình thức ghi nhận phù hợp khi đáp ứng điều kiện, tiêu chí của tổ chức.

Được cung cấp thông tin, tài liệu, biểu mẫu, công cụ làm việc và quyền tiếp cận những nguồn lực cần thiết trong phạm vi nhiệm vụ và phân quyền đã được phê duyệt.

Được xem xét hỗ trợ chi phí hợp lý phục vụ công tác, triển khai dự án và hoạt động thực địa (như di chuyển, lưu trú, ăn uống, vật tư, trang thiết bị) theo dự toán, chính sách và mức phê duyệt áp dụng cho từng chương trình; không mặc nhiên là khoản hỗ trợ cố định.

Được tham gia các hoạt động giao lưu, kết nối, sinh hoạt và phát triển đội ngũ của Fly To Sky theo kế hoạch; có thể thống nhất lịch tham gia linh hoạt trên cơ sở đáp ứng tiến độ, trách nhiệm quản lý và các hoạt động cần có mặt trực tiếp.

Vị trí thuộc cơ cấu cán bộ quản lý chủ chốt theo hình thức thành viên chính thức/tình nguyện viên dài hạn; không mặc nhiên là vị trí lao động hưởng lương hoặc phát sinh chế độ lương, phụ cấp định kỳ.

Quyền lợi, mức hỗ trợ và cách thức ghi nhận cụ thể (nếu có) được thực hiện theo quy chế hiện hành, nguồn lực thực tế và quyết định hoặc thỏa thuận được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Lưu ý: Bản mô tả này xác định phạm vi công việc dự kiến cho công tác tuyển chọn; nhiệm vụ, phân quyền, quan hệ phối hợp và phạm vi quản lý cụ thể thực hiện theo quyết định, quy chế và phân công của Công ty, Tổng Chủ nhiệm và hệ thống Fly To Sky tại từng thời điểm.

• CV / hồ sơ năng lực (bắt buộc; tối đa 5 tệp hoặc đường dẫn)